Jak exportovat/importovat data aplikace Outlook ze systému Windows

Procédure

Úvod

V této dokumentaci se budeme podrobně zabývat různými metodami a nástroji, které jsou k dispozici pro import dat do aplikace Outlook, stejně jako export dat z aplikace Outlook do jiných destinací nebo pro zálohování. Ať už chcete migrovat do nové instance aplikace Outlook, nebo potřebujete zálohovat důležité informace, tato dokumentace vás provede celým procesem krok za krokem s jasnými vysvětleními a praktickými radami pro optimalizaci uživatelského prostředí.

I. Předpoklady

• Microsoft Outlook verze minimálně 16 (pokud si nejste jisti svou verzí, přejděte k části II).
• E-mailová adresa společnosti Microsoft nebo jakákoli jiná adresa nakonfigurovaná v aplikaci Outlook.
• E-mailová adresa LWS

II. Kontrola verze aplikace Outlook

1. Spusťte aplikaci Outlook

2. Přejděte na "Soubor".

3. V novém okně klikněte na položku "Účet Office".

4. Klikněte na "O aplikaci Outlook".

5. V zobrazeném okně zkontrolujte verzi. V tomto příkladu je verze zobrazena takto: (Verze XXXX sestavení 16.0.XXXXX.XXXXX) 64 bitů. Naším hlavním zájmem je potvrdit, že číslo sestavení je 16.0.

III. Konfigurace aplikace Outlook

Pro export kompletní e-mailové adresy je zásadní zajistit, aby data nebyla uložena v mezipaměti. Pokud je tato funkce povolena, Outlook bude stahovat e-maily pouze na vyžádání, což může mít za následek neúplný export vzhledem ke stáří adresy nebo objemu dat. Proto je nezbytné mezipaměť deaktivovat, aby bylo zajištěno, že všechny e-maily budou exportovány v plném rozsahu.

Chcete-li zkontrolovat, zda je tato možnost aktivní, postupujte podle následujících kroků:

1. Klikněte na možnost "Soubor".

2. V části "Informace" klikněte na "Nastavení účtu" a poté na "Nastavení účtu...".

3. V novém okně dvakrát klikněte na příslušnou e-mailovou adresu, zde se pro náš příklad zaměříme na lws@testmaillws.onmicrosoft.com.

4. V takovém případě již můžete exportovat všechny e-maily ze vzdáleného serveru. Po odškrtnutí políčka klikněte na tlačítko "Další" a poté na tlačítko "Hotovo".

5. Zavřete všechna okna a restartujte aplikaci Outlook.

6. [tips_success]Nyní můžete s naprostou jistotou exportovat svá e-mailová data. Deaktivací funkce ukládání do mezipaměti v aplikaci Outlook zajistíte, že všechny vaše e-maily budou ze vzdáleného serveru exportovány v plném rozsahu[/tipy].

IV. Export

Nyní můžeme začít exportovat naše data. Pro začátek vás zvu do aplikace Outlook, odkud můžeme exportovat kontakty a poštu.

Upozornění [tips_warning]Je důležité, abyste v počítači deaktivovali jakýkoli automatický pohotovostní systém, aby nedošlo k přerušení procesu. Měli byste si také uvědomit, že tento export ovlivní aplikaci Outlook, a proto ji během této operace nebude možné používat. Pro odstranění automatického pohotovostního režimu nahlédněte do této dokumentace. Je také důležité odstranit všechny automatické aktualizace, které mohou způsobit restart systému[/tipy].

[Tipy_truc_astuces]Pokud chcete pokračovat v práci bez přerušení a máte k dispozici druhý počítač, doporučujeme jej použít, a to i se sdíleným mobilním připojením, aby nedocházelo k přerušování procesu, samozřejmě pokud váš mobilní balíček umožňuje značný objem dat. V závislosti na objemu exportovaných dat se také můžete rozhodnout pro export v noci nebo o víkendu, pokud nemusíte pracovat[/tipy].

Chcete-li zahájit náš export, postupujte podle následujících kroků:

1. Klikněte na "Soubor" a poté na "Otevřít a exportovat".

2. Poté klikněte na "Import/Export", otevře se nové okno a je třeba vybrat "Export dat do souboru" a poté kliknout na "Další".

3. Na další stránce vyberte "Datový soubor aplikace Outlook (.pst)" a poté klikněte na "Další".

4. Dále vyberte "Doručená pošta" požadované e-mailové adresy nebo podle potřeby vyberte celou adresu a poté klikněte na "Další".

5. V novém okně vyberte cílový adresář pomocí tlačítka "Procházet", vyberte umístění, kam chcete soubor uložit, a jeho název, poté potvrďte a klikněte na tlačítko "Dokončit".

6. V novém okně se zobrazí dotaz, zda si přejete zadat heslo k ochraně souboru; můžete jej zadat, nebo ne, poté potvrďte tlačítkem "OK".

7. [tipy_info]V závislosti na objemu dat, která chcete exportovat, může export trvat o něco déle[/tipy].

V. Import

Nyní provedeme kroky spojené s importem do jiného Outlooku nebo na jinou adresu v témže Outlooku.
Začněte tím, že přejdete do aplikace Outlook a budete postupovat podle následujících kroků:

1. Vyzývám vás, abyste postupovali podle kroků uvedených v části "Export" v krocích 1 až 2, dokud se nedostanete do tohoto okna, poté vyberte možnost "Importovat z jiného programu nebo souboru" a klepněte na tlačítko "Další".

2. Poté vyberte možnost "Datový soubor aplikace Outlook (.pst)" a klikněte na tlačítko "Další".

3. Zaměřte importní soubor kliknutím na "Browse" stejným způsobem jako při exportu a ujistěte se, že je zaškrtnuto pole "Replace duplicates with imported items" (Nahradit duplikáty importovanými položkami), poté klikněte na "Next" (Další).

4. V tomto posledním okně zaškrtněte "Include sub-folders" (Zahrnout podsložky), pokud tak nebylo učiněno, a poté importujte položky do stejné složky v: e-mailové adrese, které se migrace obsahu týká, a klikněte na "Finish" (Dokončit).

5. Můžete zkontrolovat, zda import proběhl, tak, že přejdete na e-mailovou adresu, které se import týká.

Závěr

Závěrem lze říci, že tento vyčerpávající průvodce importem a exportem dat v aplikaci Outlook pro Windows nabízí přehledný a podrobný přístup k procesům spojeným s efektivní migrací důležitých informací nebo jejich zálohováním. Prostřednictvím pokynů krok za krokem a praktických rad pokrývá vše od kontroly verze aplikace Outlook až po manipulaci s exportovanými a importovanými soubory.