Hur man exporterar / importerar Outlook-data från Windows

Procédure

Introduktion till Outlook

I den här dokumentationen kommer vi att titta i detalj på de olika metoder och verktyg som finns tillgängliga för att importera data till Outlook, samt exportera data från Outlook till andra destinationer eller för säkerhetskopiering. Oavsett om du vill migrera till en ny instans av Outlook eller behöver säkerhetskopiera din kritiska information, kommer denna dokumentation att vägleda dig genom processen steg för steg, med tydliga förklaringar och praktiska råd för att optimera din användarupplevelse.

I. Förutsättningar

• Microsoft Outlook version 16 minimum (se del II om du är osäker på vilken version du har).
• En Microsoft-e-postadress eller annan adress som konfigurerats i Outlook
• En e-postadress från LWS

II. Kontrollera din Outlook-version

1. Starta Outlook-programmet

2. Gå till "Arkiv".

3. I det nya fönstret klickar du på "Office-konto".

4. Klicka på "Om Outlook".

5. I fönstret som visas kontrollerar du versionen. I det här exemplet visas versionen på följande sätt: (Version XXXX Build 16.0.XXXXX.XXXXX) 64 bitar. Det viktigaste för oss är att bekräfta att Build-numret är 16.0.

III. Konfiguration av Outlook

För att exportera en fullständig e-postadress är det viktigt att se till att uppgifterna inte cachelagras. Om denna funktion är aktiverad kommer Outlook endast att ladda ner e-postmeddelanden på begäran, vilket kan leda till ofullständig export på grund av adressens ålder eller datavolymen. Det är därför viktigt att avaktivera cacheminnet för att säkerställa att alla e-postmeddelanden exporteras i sin helhet.

Följ dessa steg för att kontrollera om det här alternativet är aktivt:

1. Klicka på "File".

2. I "Information" klickar du på "Kontoinställningar" och sedan på "Kontoinställningar...".

3. I det nya fönstret dubbelklickar du på den aktuella e-postadressen, här använder vi lws@testmaillws.onmicrosoft.com som exempel.

4. Om detta är fallet kan du redan exportera alla dina e-postmeddelanden från fjärrservern. När rutan är avmarkerad klickar du på "Next" och sedan på "Done".

5. Stäng alla fönster och starta om Outlook.

IV. Exportera

Vi kan nu börja exportera våra data. Till att börja med ber jag dig att gå till Outlook-applikationen och sedan kan vi exportera kontakter och e-post.

Följ dessa steg för att påbörja vår export:

1. Klicka på "File" och sedan på "Open and export".

2. Klicka sedan på "Import/Export", ett nytt fönster öppnas och du måste välja "Exportera data till en fil" och klicka sedan på "Nästa".

3. På nästa sida väljer du "Outlook-datafil (.pst)" och klickar sedan på "Nästa".

4. Välj sedan "Inbox" för den e-postadress du vill ha, eller välj hela adressen efter behov, och klicka sedan på "Next".

5. I det nya fönstret väljer du destinationskatalogen med knappen "Bläddra", väljer platsen där du vill spara filen och dess namn, bekräftar sedan och klickar på "Slutför".

6. I ett nytt fönster tillfrågas du om du vill ange ett lösenord för att skydda filen; du kan ange ett eller inte och sedan bekräfta med "OK".

V. Importera

Vi ska nu utföra de steg som krävs för att importera till en annan Outlook eller en annan adress i samma Outlook.
För att börja, gå till Outlook-applikationen och följ dessa steg:

1. Jag uppmanar dig att följa stegen som nämns i avsnittet "Exportera" i steg 1 till 2 tills du når det här fönstret, välj sedan "Importera från ett annat program eller en annan fil" och klicka sedan på "Nästa".

2. Välj sedan "Outlook-datafil (.pst)" och klicka på "Nästa".

3. Sök fram importfilen genom att klicka på "Bläddra" på samma sätt som vid exporten och se till att fältet "Ersätt dubbletter med importerade objekt" är markerat, klicka sedan på "Nästa".

4. I det sista fönstret markerar du "Include sub-folders" om detta inte redan har gjorts, och importerar sedan objekten till samma mapp i: den e-postadress som berörs av innehållsmigreringen, och klickar sedan på "Finish".

5. Du kan kontrollera att importen har ägt rum genom att gå till den e-postadress som berörs av importen.

Slutsats

Sammanfattningsvis erbjuder denna uttömmande guide för import och export av data i Outlook för Windows ett tydligt och detaljerat tillvägagångssätt för de processer som är involverade i att effektivt migrera din viktiga information eller säkerhetskopiera den. Genom steg-för-steg-instruktioner och praktiska råd täcker detta dokument allt från att kontrollera din Outlook-version till att hantera exporterade och importerade filer.